Las presentes políticas establecen las condiciones generales aplicables al alquiler de equipos ofrecidos por XPERIENZ MARS.
Las cantidades, fechas, horarios, valores, modalidades de entrega, condiciones de pago, servicios adicionales y demás características particulares de cada contratación se detallarán en el presupuesto correspondiente.
A los efectos de estas políticas, se denominará “locatario” a la persona humana o jurídica que contrate el alquiler de los equipos.
1. Reserva y forma de pago
1.1. Confirmación de la reserva
La modalidad habitual para confirmar una reserva es el pago de un importe equivalente al cincuenta por ciento (50 %) del valor total presupuestado, en concepto de seña confirmatoria y anticipo imputable al precio final del alquiler.
La reserva quedará confirmada una vez que:
- XPERIENZ MARS confirme la disponibilidad de los equipos;
- el locatario acepte el presupuesto y estas políticas;
- se acredite el pago de la seña, salvo que se hubiera autorizado expresamente otra modalidad.
El cincuenta por ciento (50 %) restante deberá abonarse antes o al momento del retiro, despacho o entrega de los equipos, según lo establecido en el presupuesto correspondiente.
La seña tiene por finalidad confirmar la contratación y garantizar que los equipos permanezcan reservados para la fecha acordada, dejando de estar disponibles para otros alquileres.
1.2. Pago total anticipado
Cuando el locatario abone anticipadamente el cien por ciento (100 %) de una contratación, el pago se considerará integrado de la siguiente manera:
- el primer cincuenta por ciento (50 %), en concepto de seña confirmatoria y anticipo de precio;
- el cincuenta por ciento (50 %) restante, en concepto de pago anticipado del saldo.
El pago total anticipado no modifica por sí mismo el carácter no reintegrable de la seña.
Las posibilidades de devolución o reprogramación dependerán de si la contratación fue realizada con o sin una bonificación o descuento especial, conforme a lo establecido en el punto 5.
1.3. Reservas autorizadas sin pago previo
En determinados casos, XPERIENZ MARS podrá autorizar expresamente a clientes habituales a confirmar una reserva sin realizar el pago anticipado de la seña.
Esta autorización deberá constar por escrito y no elimina el compromiso contractual asumido por el locatario.
Si la contratación fuera cancelada por una causa imputable al locatario, este deberá abonar un importe equivalente al cincuenta por ciento (50 %) del presupuesto confirmado, en concepto de penalidad por cancelación, debido a que los equipos fueron reservados y dejaron de estar disponibles para otros alquileres.
1.4. Conceptos incluidos en el presupuesto
El presupuesto deberá indicar, cuando corresponda, los valores correspondientes a:
- alquiler de equipos;
- traslado;
- envío o despacho;
- retiro;
- logística;
- asistencia técnica;
- personal presencial;
- viáticos;
- seguros;
- embalajes especiales;
- servicios de terceros;
- cualquier otro concepto adicional.
Salvo que el presupuesto indique expresamente lo contrario, el valor del alquiler de los equipos y los costos de traslado, envío, logística o servicios adicionales serán considerados conceptos independientes.
2. Entrega, verificación y devolución
La entrega y devolución de los equipos se realizarán en el lugar, la fecha y el horario previamente acordados entre el locatario y XPERIENZ MARS.
La modalidad podrá consistir en:
- retiro por parte del locatario;
- entrega por parte de XPERIENZ MARS;
- envío;
- despacho;
- transporte mediante terceros;
- cualquier otra modalidad expresamente indicada en el presupuesto.
Los costos correspondientes deberán ser informados y aceptados por el locatario antes de la confirmación de la contratación.
El locatario recibirá los equipos dentro de sus correspondientes estuches, maletines o embalajes.
2.1. Verificación al recibir los equipos
Al momento de recibir o retirar los equipos, el locatario deberá verificar que:
- las cantidades coincidan con las indicadas en el presupuesto, contrato, remito o constancia de entrega;
- se encuentren incluidos los accesorios detallados;
- no existan faltantes o daños visibles;
- los equipos se encuentren en condiciones aparentes de uso;
- los estuches, maletines y embalajes se encuentren completos.
La firma del remito o constancia de entrega implicará conformidad respecto de las cantidades, equipos, accesorios y estado visible de los elementos recibidos.
Cualquier diferencia, faltante o daño visible deberá informarse antes de recibir o retirar los equipos y dejarse asentado en la correspondiente constancia.
A partir de la recepción, el locatario asumirá la guarda y responsabilidad por la totalidad de los elementos detallados.
La conformidad inicial no impedirá que el locatario informe posteriormente una falla técnica que no hubiera podido detectarse mediante una revisión razonable al momento de la entrega.
2.2. Condiciones de devolución
Los equipos deberán devolverse:
- en el lugar acordado;
- en la fecha y horario establecidos;
- completos;
- ordenados;
- en el mismo estado general en que fueron entregados;
- junto con todos sus accesorios;
- dentro de sus respectivos estuches, maletines o embalajes.
La devolución deberá comprender, según corresponda:
- auriculares;
- transmisores;
- micrófonos;
- cargadores;
- cables;
- fuentes de alimentación;
- adaptadores;
- maletines;
- estuches;
- embalajes;
- cualquier otro elemento incluido en la entrega.
La devolución de los equipos no se considerará finalizada hasta que XPERIENZ MARS haya recibido y verificado la totalidad de los elementos.
2.3. Demoras en la devolución
Las demoras en la devolución podrán generar un cargo adicional por cada día o período de retraso, especialmente cuando afecten alquileres posteriores.
El importe o criterio de cálculo deberá estar indicado en el presupuesto o ser informado y aceptado por el locatario antes de la confirmación de la contratación.
La aplicación del cargo por demora no impedirá que XPERIENZ MARS reclame los daños adicionales que pudiera ocasionar el incumplimiento, cuando correspondiera.
3. Responsabilidad por los equipos
Durante todo el período de alquiler, el locatario será responsable por la guarda, cuidado y uso adecuado de los equipos entregados.
La responsabilidad comenzará con la recepción de los equipos y finalizará cuando XPERIENZ MARS reciba y verifique su devolución.
El locatario será responsable por:
- pérdida;
- faltantes;
- robo;
- rotura;
- daño total o parcial;
- deterioro ocasionado por un uso inadecuado;
- intervención técnica no autorizada;
- daños producidos durante el transporte realizado por el locatario;
- falta de devolución de equipos o accesorios.
En cualquiera de estos casos, el locatario deberá abonar el valor correspondiente a la reparación o reposición.
Los valores de reposición deberán estar indicados en el presupuesto, contrato, remito o listado entregado al locatario antes o al momento de recibir los equipos.
Cuando el daño admita reparación, el locatario deberá abonar:
- el costo de la reparación;
- los repuestos necesarios;
- los costos técnicos;
- los gastos de traslado vinculados con la reparación, cuando correspondan.
Cuando la reparación no resulte posible o conveniente, deberá abonar el valor de reposición del elemento afectado.
El locatario deberá informar inmediatamente cualquier pérdida, robo, daño o falla que afecte a los equipos.
4. Uso de los equipos
Los equipos deberán utilizarse exclusivamente para el evento, fecha, lugar, cantidad de asistentes y período informados en la reserva.
Cualquier cambio de fecha, lugar, duración, cantidad, modalidad o condiciones de uso deberá ser comunicado y aprobado previamente por XPERIENZ MARS.
El locatario se compromete a:
- utilizar los equipos de manera responsable;
- seguir las instrucciones de funcionamiento suministradas;
- mantener los equipos bajo supervisión adecuada;
- evitar su exposición al agua, lluvia o humedad excesiva;
- evitar su exposición a temperaturas extremas;
- evitar golpes, caídas, aplastamientos o manipulación indebida;
- no abrir, modificar, reparar ni intervenir técnicamente los equipos;
- no retirar etiquetas, identificaciones o números de inventario;
- no ceder, prestar ni subalquilar los equipos a terceros sin autorización;
- adoptar las medidas necesarias para prevenir pérdidas, robos o faltantes;
- informar inmediatamente cualquier funcionamiento irregular.
El locatario será responsable por el uso que realicen sus empleados, colaboradores, invitados, asistentes, contratistas o cualquier otra persona que tenga acceso a los equipos durante el período de alquiler.
5. Cancelaciones y reprogramaciones
5.1. Carácter de la seña
En caso de cancelación por una causa imputable al locatario, el importe correspondiente al primer cincuenta por ciento (50 %) del valor de la contratación será aplicado a la penalidad por cancelación.
En consecuencia, la seña:
- no será reintegrada;
- no podrá transferirse a otra contratación;
- no podrá convertirse en dinero;
- no podrá aplicarse como crédito para una contratación diferente;
- no generará saldo a favor;
- no podrá cederse a terceros.
La seña mantendrá este carácter independientemente de que la contratación comprenda una o múltiples fechas.
Cuando el locatario hubiera abonado únicamente la seña, no existirá posibilidad de reprogramación: la cancelación, el pedido de cambio de fecha o la falta de utilización de la fecha reservada por causa imputable al locatario implicará la pérdida de la seña, conforme a lo establecido en este punto.
Estas condiciones no se aplicarán cuando la falta de cumplimiento fuera imputable a XPERIENZ MARS o cuando correspondiera aplicar una norma legal imperativa.
5.2. Contrataciones sin bonificación abonadas en su totalidad
Este apartado se aplicará a las contrataciones que:
- no tengan bonificaciones o descuentos especiales;
- hayan sido abonadas en su totalidad;
- correspondan a una sola fecha o a múltiples fechas contratadas a su valor ordinario.
Cuando el locatario comunique la cancelación dentro de los plazos establecidos en el punto 5.5:
- XPERIENZ MARS retendrá el primer cincuenta por ciento (50 %) correspondiente a la seña;
- el cincuenta por ciento (50 %) correspondiente al saldo anticipado podrá ser reintegrado al locatario;
- alternativamente, el locatario podrá solicitar que dicho saldo sea aplicado a una reprogramación, sujeta a la conformidad y disponibilidad de XPERIENZ MARS.
La devolución o reprogramación comprenderá exclusivamente el importe correspondiente al saldo anticipado.
La seña no será reintegrada ni convertida en crédito para otra contratación.
Cuando la cancelación o solicitud de reprogramación sea comunicada fuera de los plazos establecidos, no corresponderá devolución, crédito ni reprogramación de ninguna parte del importe abonado.
5.3. Presupuestos multifecha sin bonificación
Cuando un presupuesto comprenda dos o más fechas pero no incluya una bonificación especial por la contratación conjunta, se aplicará el régimen general establecido en el punto 5.2.
Si la cancelación afectara solamente una de las fechas, la seña y el saldo correspondiente a esa fecha se determinarán conforme al valor individual indicado en el presupuesto.
Cuando el presupuesto no identifique un valor individual para cada fecha, el importe se determinará proporcionalmente de acuerdo con:
- la cantidad de equipos;
- la duración;
- el lugar de realización;
- los servicios incluidos;
- las condiciones particulares de cada fecha.
Si la fecha afectada hubiera sido abonada en su totalidad y la cancelación fuera comunicada dentro del plazo correspondiente:
- se retendrá el cincuenta por ciento (50 %) del valor de esa fecha;
- podrá reintegrarse el cincuenta por ciento (50 %) restante.
5.4. Contratos multifecha con bonificación especial
Se considerará contrato multifecha bonificado aquel que:
- comprenda dos o más fechas;
- haya recibido una reducción del precio ordinario;
- incluya una bonificación o descuento otorgado por la contratación conjunta de las fechas;
- esté condicionado al mantenimiento de la totalidad de las fechas o de las condiciones comerciales acordadas.
En estos contratos, el precio bonificado constituye una condición especial e integral de la contratación.
El régimen de devolución previsto para las contrataciones sin bonificación no será aplicable a los contratos multifecha bonificados.
En consecuencia, respecto de las fechas incluidas en un contrato multifecha bonificado:
- no corresponderá la cancelación con devolución total o parcial de dinero;
- no se reintegrará el saldo abonado;
- no se generará crédito;
- no se generará saldo a favor;
- no se emitirán notas de crédito;
- no se otorgarán bonificaciones en pesos;
- no se reconocerá un valor monetario independiente por la bonificación;
- los importes no podrán aplicarse a otra contratación;
- los importes no podrán transferirse a terceros;
- la reducción o falta de utilización de una fecha no generará compensación.
La única alternativa económica disponible será solicitar la reprogramación de la fecha afectada, conforme a las condiciones y plazos establecidos en estas políticas.
La decisión del locatario de no utilizar, reducir o cancelar una fecha no extinguirá las obligaciones de pago asumidas en el contrato multifecha bonificado.
5.5. Plazos aplicables
Para contrataciones sin bonificación abonadas en su totalidad, la cancelación o solicitud de reprogramación del saldo deberá comunicarse con la siguiente anticipación mínima:
- eventos realizados en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires: dos días hábiles completos;
- eventos realizados fuera de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires: cinco días hábiles completos;
- alquileres de doscientas unidades o más: diez días hábiles completos, independientemente del lugar de realización.
Para reprogramar una fecha incluida en un contrato multifecha con bonificación o descuento especial, la solicitud deberá comunicarse con una anticipación mínima de diez días hábiles completos respecto de la fecha que se pretenda modificar.
El plazo de diez días hábiles se aplicará a las reprogramaciones de contratos multifecha bonificados independientemente de:
- la cantidad de equipos;
- el lugar del evento;
- la duración;
- la modalidad de entrega.
El incumplimiento de los plazos establecidos impedirá la devolución o reprogramación correspondiente.
5.6. Reprogramación de contrataciones sin bonificación
En las contrataciones sin bonificación abonadas en su totalidad, la reprogramación:
- comprenderá exclusivamente el importe correspondiente al saldo anticipado;
- deberá solicitarse dentro de los plazos establecidos;
- estará sujeta a la disponibilidad de equipos;
- deberá corresponder a una fecha a realizarse dentro de los treinta días corridos posteriores a la solicitud;
- deberá mantener las cantidades y condiciones esenciales de la contratación original;
- podrá realizarse una sola vez, salvo autorización expresa.
La seña correspondiente a la contratación original no será transferida a la nueva contratación.
Cuando el valor de la nueva contratación sea superior al saldo disponible, el locatario deberá abonar la diferencia.
Cuando el valor sea inferior, la diferencia no será reintegrada ni generará saldo a favor, salvo acuerdo expreso en contrario.
5.7. Reprogramación de contratos multifecha bonificados
En un contrato multifecha bonificado, la reprogramación implica exclusivamente un cambio de fecha dentro de la misma contratación.
La reprogramación:
- no constituye una cancelación;
- no genera una nueva contratación;
- no convierte los importes abonados en crédito;
- no convierte la seña en dinero o saldo disponible;
- no implica devolución total ni parcial;
- no altera por sí misma la bonificación concedida.
Los pagos realizados continuarán imputados al mismo contrato multifecha.
Para que la reprogramación sea aceptada:
- deberá solicitarse con diez días hábiles completos de anticipación;
- estará sujeta a la disponibilidad de equipos;
- deberá mantener la cantidad de equipos originalmente contratada;
- deberá mantener la duración y condiciones esenciales del alquiler;
- la nueva fecha deberá realizarse dentro de los treinta días corridos posteriores a la solicitud;
- cada fecha podrá reprogramarse una sola vez, salvo autorización expresa;
- el locatario deberá encontrarse al día con las obligaciones de pago del contrato.
El locatario deberá proponer y confirmar la nueva fecha dentro del plazo indicado.
Si no propusiera o confirmara una nueva fecha, perderá la posibilidad de reprogramar, sin que ello genere devolución, crédito, compensación o saldo a favor.
Cuando la nueva fecha requiera una mayor cantidad de equipos, mayor duración o condiciones adicionales, el locatario deberá abonar la diferencia.
Cuando el servicio requerido para la nueva fecha tenga un valor inferior, la diferencia no será reintegrada ni generará crédito.
Si XPERIENZ MARS no tuviera disponibilidad dentro del plazo de treinta días, las partes podrán acordar expresamente una fecha posterior.
5.8. Alcance de las reprogramaciones
Toda posibilidad de reprogramación prevista en estas políticas comprenderá exclusivamente el valor correspondiente al alquiler de los equipos.
La reprogramación no incluirá automáticamente los importes correspondientes a:
- traslado;
- entrega;
- envío;
- despacho;
- retiro;
- logística;
- viáticos;
- asistencia técnica presencial;
- personal;
- seguros;
- embalajes especiales;
- servicios contratados a terceros;
- costos adicionales vinculados con el lugar o modalidad del evento.
Estos conceptos deberán cotizarse nuevamente para la nueva fecha, de acuerdo con:
- el lugar de realización;
- los horarios;
- la distancia;
- la disponibilidad;
- los costos vigentes;
- las necesidades logísticas.
Los importes ya utilizados, comprometidos o abonados a terceros por servicios de traslado, envío, logística o asistencia no serán reintegrables ni transferibles.
Cuando un servicio adicional no hubiera sido realizado ni generara costos para XPERIENZ MARS, cualquier devolución o reasignación deberá ser expresamente acordada por escrito.
5.9. Bonificaciones y descuentos especiales
Las bonificaciones o descuentos otorgados por XPERIENZ MARS podrán comprender, entre otros:
- descuentos por cantidad de equipos;
- descuentos por múltiples fechas;
- descuentos por contratación anticipada;
- descuentos por pago total;
- acuerdos de difusión;
- acuerdos de pauta;
- condiciones especiales para artistas o productores;
- precios promocionales;
- condiciones comerciales particulares.
Toda bonificación estará condicionada al mantenimiento de las circunstancias que justificaron su otorgamiento.
Si el locatario:
- reduce la cantidad de fechas;
- reduce la cantidad de equipos;
- modifica las condiciones comerciales;
- deja de cumplir un acuerdo de difusión;
- incumple el cronograma de pagos;
- incumple cualquier otra condición que hubiera originado el descuento;
XPERIENZ MARS podrá dejar sin efecto la bonificación y recalcular la contratación aplicando el precio ordinario vigente o el precio expresamente informado en el presupuesto para el supuesto de incumplimiento.
Los importes abonados serán imputados al valor recalculado de la contratación.
La bonificación otorgada no tendrá valor dinerario independiente y no podrá ser:
- reclamada en dinero;
- convertida en pesos;
- utilizada como crédito;
- aplicada a otros servicios;
- transferida;
- cedida;
- compensada.
Una reprogramación solicitada y aceptada conforme al punto 5.7 no implicará por sí sola la pérdida de la bonificación.
5.10. Comunicación de cancelaciones y reprogramaciones
Toda cancelación o solicitud de reprogramación deberá comunicarse por escrito:
- a la misma dirección de correo electrónico desde la cual se hubiera enviado el presupuesto;
- mediante el número de WhatsApp expresamente utilizado para la contratación;
- mediante otro canal autorizado por XPERIENZ MARS.
La comunicación deberá identificar:
- nombre o razón social del locatario;
- número o referencia del presupuesto;
- fecha del evento afectado;
- cantidad de equipos;
- si se solicita una cancelación o una reprogramación;
- nueva fecha propuesta, cuando corresponda.
La solicitud se considerará recibida en la fecha y hora en que ingrese efectivamente al canal habilitado.
Una consulta informal sobre disponibilidad no será considerada una solicitud formal de reprogramación.
La reprogramación se considerará aceptada únicamente cuando XPERIENZ MARS la confirme por escrito.
6. Cómputo de días hábiles
A los efectos de estas políticas, se considerarán días hábiles los comprendidos entre el lunes y el viernes, excluyendo:
- sábados;
- domingos;
- feriados nacionales;
- días no laborables aplicables en el lugar de realización del evento.
Las comunicaciones recibidas en un día inhábil se considerarán efectuadas el primer día hábil siguiente.
Los plazos se computarán hacia atrás desde el día previsto para la realización del evento.
Deberán existir, como mínimo, la cantidad de días hábiles completos establecida entre la recepción de la comunicación y el día del evento.
El día del evento no será computado como día hábil de anticipación.
7. Disponibilidad y fallas técnicas
XPERIENZ MARS entregará los equipos revisados y en condiciones de funcionamiento.
La disponibilidad de unidades adicionales, cambios de cantidad, reemplazos o solicitudes de último momento estará sujeta al stock existente.
Ante una falla técnica no atribuible al uso incorrecto del locatario, este deberá comunicarla inmediatamente a XPERIENZ MARS y seguir las indicaciones suministradas.
XPERIENZ MARS procurará:
- brindar asistencia técnica;
- identificar la causa de la falla;
- solucionar el inconveniente;
- reemplazar la unidad afectada cuando resulte posible.
La solución dependerá de:
- la naturaleza de la falla;
- el lugar del evento;
- la disponibilidad de equipos;
- los horarios;
- las condiciones logísticas.
La aceptación inicial de los equipos no libera a XPERIENZ MARS de responder por una falla técnica preexistente que no hubiera podido detectarse razonablemente al momento de la entrega.
XPERIENZ MARS no será responsable por fallas ocasionadas por:
- uso incorrecto;
- golpes;
- humedad;
- intervención no autorizada;
- problemas eléctricos externos;
- conexiones realizadas por terceros;
- equipos de audio pertenecientes al locatario;
- interferencias externas ajenas a los equipos;
- incumplimiento de las instrucciones de uso.
8. Incumplimiento imputable a XPERIENZ MARS
Si XPERIENZ MARS no pudiera cumplir la contratación por una causa que le fuera imputable, el locatario podrá optar entre:
- la devolución de los importes abonados correspondientes al servicio no prestado;
- la aplicación de dichos importes a una nueva fecha acordada entre las partes.
Esta disposición no limita los derechos que pudieran corresponder conforme a normas legales imperativas.
9. Condiciones particulares
Las presentes políticas establecen las condiciones generales aplicables a los alquileres.
Los detalles particulares de cada contratación serán confirmados mediante:
- presupuesto;
- contrato;
- remito;
- constancia de entrega;
- comunicación escrita aceptada por las partes.
Las condiciones particulares podrán incluir:
- cantidades;
- fechas;
- horarios;
- valores;
- forma de pago;
- bonificaciones;
- condiciones multifecha;
- traslados;
- asistencia técnica;
- personal;
- logística;
- valores de reparación o reposición;
- condiciones especiales de cancelación o reprogramación.
En caso de diferencia entre estas condiciones generales y una condición particular expresamente indicada y aceptada en el presupuesto, prevalecerá la condición particular para esa contratación, siempre que no contradiga una norma legal imperativa.
10. Aceptación de las políticas
La aceptación del presupuesto implicará el conocimiento y aceptación de estas políticas cuando hayan sido entregadas o puestas a disposición del locatario antes o al momento de contratar.
También constituirán manifestaciones de aceptación:
- el pago de la seña;
- el pago total o parcial;
- la confirmación escrita de la reserva;
- la firma del contrato;
- la firma del remito;
- la firma de la constancia de entrega;
- la recepción o retiro de los equipos.
Las presentes políticas deberán interpretarse conjuntamente con el presupuesto y las condiciones particulares correspondientes.
11. Normas legales imperativas
Ninguna disposición de estas políticas tendrá por objeto excluir, limitar o restringir derechos que resulten irrenunciables conforme a la normativa vigente.
Cuando una disposición legal imperativa resultara aplicable, prevalecerá sobre cualquier condición contractual incompatible.
La eventual invalidez o inaplicabilidad de una cláusula no afectará la validez de las restantes disposiciones, siempre que la contratación pueda continuar razonablemente sin la cláusula afectada.
